Les documentations des matériels
Fondamental : Regrouper la documentation
Pour espérer pouvoir fonctionner en TP[2] il faut impérativement se munir des notices techniques des matériels. Les notices permettent de réaliser des traces écrites documentées pour les élèves et évitent bien des dégradations du matériel liées à une méconnaissance de son utilisation. On va donc apporter un soin tout particulier à la recherche, la récupération et à l'archivage des documents existants relatifs à l'utilisation des matériels (il peut s'agir de notices techniques, de films ou animations de promotion ou d'utilisation, de plaquettes informatives, d’iconographie…).
Certains fabricants (de plus en plus rares heureusement) ne fournissent qu'une documentation papier. Il convient de numériser cette doc et d'en faire un document PDF à archiver numériquement et, surtout, pouvant être dupliqué facilement pour en faciliter l'accès. La plupart des interfaces de numérisation des scanners permettent un enregistrement des scans en PDF. Un petit travail supplémentaire sera éventuellement nécessaire sur ces documents afin d'alléger le PDF.
Méthode : Travailler et classer la documentation
Une fois la documentation sur les matériel regroupée il convient de travailler un minimum les fichiers pour n'en garder que l'essentiel. Nous n'avons, en effet, que faire de la plupart des pages de la majorité des notices techniques, à commencer par les versions dans les autres langues que le français (il est toutefois possible de garder des versions non francophone dans le cadre d'un projet linguistique sur la classe mais là n'est pas le sujet). On trouvera des informations à ce sujet dans le chapitre dédié aux modifications de fichiers PDF.
La documentation papier pourra être classée dans des classeurs, des pochettes ou des dossiers suspendus dans une armoire accessible aux élèves. On pourra l'imprimer en livret pour en améliorer la praticité d'utilisation et diviser par quatre le volume des impressions.
La documentation numérique est à conserver. Il va falloir classer et archiver cette documentation afin de permettre à tous (enseignants comme élèves) d'y accéder facilement. Le plus simple est de créer un article sur le site du lycée qui reprendra les principales documentations.
Il est possible également d'utiliser un logiciel de gestion des stocks et d'adjoindre la documentation technique à la fiche produit.
Une autre solution, nettement plus efficace et pérenne, est d'utiliser un logiciel de GED[4] comme Alfresco. Chaque établissement d'enseignement devrait en être équipé. Ainsi, chacun aurait à portée de main les notices techniques des matériels utilisé, non seulement par les élèves mais également par les agents d'entretien.