Ajout d'un produit
Attention : Ne pas créer de doublons
Avant de créer un Nouveau Produit il convient de vérifier que ce type de produit n'a pas déjà été saisi (la fiche est d'ailleurs peut-être déjà présente mais non affectée à un stock, c'est à dire avec une quantité nulle). Il faut impérativement éviter les doublons car ces derniers rendront purement et simplement inutilisable l'outil de gestion des stocks. Des fonctionnalités de recherche sont intégrées à Dolibarr, permettant de retrouver rapidement les fiches produits.
Créer une nouvelle fiche produit
Pour cela il suffit de cliquer sur Produit / Nouveau Produit sur la gauche de la fenêtre Dolibarr (dans l'outil Produits).
Le remplissage de la fiche est trivial. Il faut néanmoins faire attention à retirer de la vente (État-Vente) le produit s'il s'agit d'un stock de matériel en cours d'utilisation. Il faut veiller à ce que les références et dénominations soient logiques par rapport aux dénominations et références déjà choisies dans l'établissement (les recherches doivent être aisées et claires, les produits similaires doivent se retrouver côte à côte dans la liste alphabétique, c'est à dire « même début de référence » et « même début de nom »).
Il est possible de placer un Seuil alerte stock. Cette valeur permettra, si notre stock descend en dessous de ce seuil, de nous alerter automatiquement. Ainsi, si on a 15 manches à Faubert mais que la quantité minimale indispensable est de 3 manches pour pouvoir assurer les TP[1], nous affecterons la valeur 3 au seuil d'alerte pour ce produit.
Une fois la fiche correctement complétée, il suffit de cliquer sur Créer en bas de la page.
La fiche finalisée apparaît ensuite avec la possibilité de corriger/amender certaines parties (si l'administrateur vous en a octroyé les droits).
Compléter la fiche d'un produit
On peut ajouter des compléments à la fiche produit. Une photographie ou un dessin sont indispensables, surtout lorsque les élèves sont encore en période de découverte et d'apprentissage des matériels (mais même plus tard au cours de la formation, dans le cas de produits qui ne diffèrent que par leur aspect ou leur couleur). Il est également tout à fait possible de rajouter la notice technique de l'appareil, la FDS[2] du produit... afin de présenter et d'archiver toute la documentation disponible.
Par exemple on peut cliquer sur l'onglet Photo de notre fiche produit.
On peut photographier nous-même notre matériel ou bien récupérer une photographie existante (et similaire) sur un des nombreux sites de vendeurs de matériel d'entretien.
On joint la photographie très simplement depuis son disque dur.
Conseil : Consulter les catalogues
Consulter les catalogues des vendeurs ou les sites des fabricants de matériels permet souvent de corriger ou de compléter les fiches produits. Ainsi, un support pour mouilleur n'est pas « grand » ou « petit » mais possède une taille en centimètres, ce qui va nous permettre de commander exactement la bonne référence de peau de mouilleur le cas échéant.